PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

•   sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan.

• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin

•   Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pegawai dan organisasi.

• Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

• Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.

•   Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai secara konkrit untuk memperbaiki kinerja dan membantu evaluai usaha yang telah dilakukan.

•    Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintah dapat berlangsung dalam berbagai situasi.

• Memberikan informasi mengenai kualifikasikompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

• Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai.

•   Memberikan informasi mengenai beban tugas yang di pikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

1. Lingkaran besar (O)
   
2. belah ketupat3.
   
3. segi empat bujur sangkar
   
4. segi tiga terbalik
   
5. segi tiga ganda terbalik
   
6. lingkaran kecil
   
7. anak panah
   

b. Kegunaan Simbol-simbol dalam prosedur
jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-
bagian pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu
bidang tugas.
Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap
tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang
diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.
Persyaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang
diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan sebaik-
baiknya.
Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat
mengerjakan pekerjaan.
Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas
atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja
pegawai.
Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telah dimanfaatkan
sesuai dengan kapasitas yang semestinya.
Kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.
C. JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. berdasarka sifat kegiatan.
a. SOP teknis
ciri-ciri SOP teknis:
• pelaksanaan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja
atau jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu.
• Berisi langakah rinci atau cara melakuakan pekerjaan atau
langkah detail pelaksanaan kegiatan.
b. SOP administratif
ciri-ciri administratif:
• Pelaksanaan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparetur atau
lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang
tunggal.
• Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah
pelaksanaan kegiatan yang bersifat maokro ataupun mikro yangtidak menggambarkan cara melakukan kegiatan
.
D. AZAS-AZAS PENYUSUNAN STANDARD APERATING PROSEDURE
Asas-asas penyusunan standard operating prosedue:
- Asas pembukaan, yaitu disusun berdasarkan tata cara yang
bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan
yang baku dalam melakukankan suatu tugas.
- Asas pertanggung jawaban, hal ini harus dapat dipertanggung
jawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang
ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya.
- Asas kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban
antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak
mempunyai tanggung jawab yang sama.
- Asas keseimbangan, yakni adanya keseimbangan hak dan
kewajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-
masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.
- Asas keterkaitan, yaiyu harus terkait dengan kegiatan
administrasi umum baik secara langsung maupun tidak
langsung.
- Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin
terselesaikannya suatu suatu tugas pekerjaan sesuai dengan
waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin
kemudahan dan kelancaran secara prosedural.
- Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semua
pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas.
- Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP dapat menciptakan
transparansi dalam pelaksanaan tugas
E. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROSEDURE
a)
Standard operating prosedure harus ditulis secara jelas,
sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan
diterapkan untuk satu kegiatan tertentu.
b)
Standard operating prosedure harus dapat menjadi pedoman
yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan
akurat, maupun rincian biaya pelayanandan tatacara pembayaran bila
diperlukan adanya biaya pelayanan.
c)
Standard operting prosedure harus dapat memberikan kejelasan
kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama
waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-
masing pegawai/pejabat.d)
Standard operating prosedure harus udah dirumuskan dan selalu
bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan
yang berlaku.
e)
SOP harus menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri
jika terjadi hambatan.
1.Manfaat prosedur tertulis adalah;
a. Planning-controlling
> mempermudah dalam pencapaian tujuan.
> merencanakan besarnya beban kerja yang optimal bagi
masing-masing
pegawai.
> menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan
biaya.
> mepermudah pengawasan.
b. Organizing
>mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh
bawahan.
> dihubungkan dengan alat yang mendukung pekerjaan
kantor dan dokumen.
> menciptakan konsistensi kerja.
c. Staffing-leading
> memmbantu atasan dalam memberikan intruksi kerja bagi
pegawai.
> konseling untuk bawahan agar memberikan kontribusi
maksimal
> mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.
d. Coordination
> menciptakan koordinasi yang baik antar departemen
> untuk menetapkan dan membedakan prosedur rutin dan
independen
F. TEKNIK MENYUSUN SOP
Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk
membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua
potensi yang ada, anatara lain sebagai berikut:
1. Menentukan tujuan yang ingin dicapai.
2. Membuat rancangan awal.
3. Melakukan evaluasi internal.
4. Melakukan evaluasi eksternal.
5. Melakukan uji coba.
6. Menempatkan prosedur pada unit terkait.7. Menjalankan prosedur yang sudah dibuat.
G. PENERAPAN SOP DALAM MANAJEMRN PERKANTORAN
Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa output yang
dikehendaki dapat diwujudkan yaitu:
1. Setiap pelaksanaan mengetahui SOP yang baru disusun dan
alasan perubahannya.
2. Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap
diakses oleh semua pengguna potensial.
3. Setiap pelaksanaan mengetahui perannya dalam SOP dan dapat
menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang
dimiliki untuk menerapkannya secara aman dan efektif.
4. Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja,
mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul, dan
menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.

Referensi :  https://id.wikipedia.org/wiki/Prosedur_operasi_standar